Por qué un CRM impulsa tus ventas
Un CRM ordena tus contactos y tus procesos. El sistema centraliza leads, tareas y conversaciones. Tu equipo ve el estado de cada oportunidad. Tu respuesta gana velocidad y precisión.
Paso 1: define objetivos claros
Escribe tres metas concretas. Ejemplo: más citas, menor tiempo de respuesta, más cierres. Asigna un responsable por meta. Fija fechas y métricas para medir avance.
Paso 2: elige el CRM adecuado
Lista funciones que sí necesitas. Embudo visual, app móvil, integraciones, automatización y reportes. Pide prueba gratis. Verifica que el sistema sea fácil de usar. Pregunta por soporte en español.
Paso 3: estructura tus campos
Crea campos simples y obligatorios. Nombre, teléfono, correo, ciudad, colonia, presupuesto, tipo de inmueble, intención (compra/renta), etapa del cliente. Agrega origen del lead. Usa listas desplegables para evitar errores.
Paso 4: diseña tu pipeline de venta
Crea etapas cortas y claras:
- Nuevo lead
- Contacto iniciado
- Calificado
- Visita agendada
- Oferta
- Negociación
- Cierre ganado / perdido
Nombra etapas con verbos de acción. Limita a 6–7 pasos para mantener ritmo.
Paso 5: pipeline de renta
Adapta a ciclos más rápidos. Califica en 24 horas. Usa etapas: Nuevo, Contacto, Visita, Documentos, Contrato, Entrega. Define reglas de salida por etapa.
Paso 6: reglas de captura de leads
Conecta formularios web, portales y redes. Enruta leads a la etapa “Nuevo” con dueño asignado. Envía alerta al celular. Crea un campo “SLA”* para marcar la hora de llegada.
Paso 7: tiempos de respuesta (SLA)
Define un estándar. Responde en 15 minutos en horario laboral. Si pasa el tiempo, el CRM crea una tarea. El supervisor recibe un aviso. El SLA mejora la experiencia del cliente.
Paso 8: automatizaciones básicas
Crea flujos simples:
- Bienvenida inmediata por correo o WhatsApp.
- Recordatorio de visita 24 horas antes.
- Seguimiento 48 horas después de la visita.
- Tarea automática si no hay respuesta.
Automatizar mantiene el ritmo y evita olvidos.
Paso 9: plantillas de mensajes
Escribe respuestas cortas y claras. Incluye saludo, beneficio, próximo paso y CTA. Crea versiones para compra, renta e inversión. Guarda plantillas para correo y WhatsApp.
Paso 10: permisos y roles
Protege datos sensibles. Crea roles: Dirección, Comercial, Marketing y Legal. Define quién ve contratos y montos. Limita la exportación a perfiles autorizados. Activa verificación en dos pasos.
Paso 11: migración de datos segura
Limpia tu base antes de importar. Elimina duplicados y corrige formatos. Usa un archivo CSV por entidad: Contactos, Empresas, Oportunidades. Mapea campos con cuidado. Importa primero un lote pequeño. Verifica y luego importa todo.
Paso 12: integraciones clave
Conecta correo, calendario y llamadas. Sincroniza Google Calendar para citas. Integra WhatsApp Business con una bandeja única. Conecta portales con etiquetas de origen. Añade firma electrónica si tu CRM lo permite.
Paso 13: vista móvil
Instala la app oficial. Registra notas por voz al salir de cada visita. Marca tareas como completas en el momento. Usa geolocalización para planear rutas.
Paso 14: dashboards y métricas
Crea tableros simples. Leads por origen, velocidad de respuesta, visitas agendadas, tasa de cierre, días en etapa. Mide campañas por costo por lead y por cita. Mide agentes por citas y cierres.
Paso 15: reuniones de revisión
Agenda un “pipeline meeting” semanal. Revisa cuellos de botella y próximos pasos por oportunidad. Cierra tareas atrasadas. Actualiza probabilidades de cierre. Define acciones para la semana.
Paso 16: playbooks por etapa
Documenta qué hacer en cada etapa. Scripts de llamada, preguntas de calificación, documentos necesarios y ofertas tipo. Agrega ejemplos de correo y mensajes. Esto reduce la variación en la ejecución.
Paso 17: calidad de datos
Crea reglas de validación. Teléfono con 10 dígitos, correo válido, presupuesto con rango. Usa campos obligatorios en etapas clave. La calidad de datos mejora reportes y decisiones.
Paso 18: entrenamiento del equipo
Imparte sesiones cortas. Muestra tareas reales y flujos en vivo. Entrega una guía rápida con capturas. Crea un canal interno para dudas. Repite el entrenamiento cada trimestre.
Paso 19: adopción y hábitos
Define hábitos diarios. Primero actualiza CRM, luego envía correos. Revisa tareas al inicio del día. Registra cada llamada. Premia el uso correcto con reconocimientos.
Paso 20: gobierno del CRM
Nombra a una persona responsable. Documenta cambios y permisos. Revisa integraciones cada mes. Audita acceso y exportaciones. Mantén un registro de incidencias.
Campos avanzados que sí ayudan
- Motivo de compra/renta
- Tiempo de decisión
- Medio preferido de contacto
- Nivel de urgencia
- Tipo de financiamiento
Estos campos mejoran filtros y segmentación.
Etiquetas útiles para segmentar
Usa etiquetas cortas. Zona, tipo, presupuesto, etapa y fuente. Crea campañas por etiqueta. Envía mensajes con ofertas relevantes.
Secuencias de seguimiento
Arma secuencias de 3 a 5 toques. Día 0: respuesta. Día 2: ficha. Día 5: video. Día 7: llamada. Día 10: cierre o alternativa. Ajusta cadencia según interés.
Gestión de propiedades dentro del CRM
Crea un registro por inmueble. Asocia contactos y oportunidades. Adjunta ficha, fotos y planos. Marca disponibilidad y precio actualizado. Conecta con tu sitio si es posible.
Checklist de implementación de 7 días
- Día 1: objetivos y campos.
- Día 2: pipeline y permisos.
- Día 3: integraciones y formularios.
- Día 4: automatizaciones y plantillas.
- Día 5: migración piloto y pruebas.
- Día 6: capacitación del equipo.
- Día 7: arranque y revisión.
Métricas de salud del CRM
- % de leads con dueño asignado en 1 hora
- Tiempo medio de primera respuesta
- % de leads con etapa correcta
- Visitas por semana por agente
- Tasa de cierre por origen
Estas métricas muestran qué mejorar.
Flujos de alerta que evitan fugas
Crea alertas si un lead pasa 24 horas sin contacto. Envía aviso por correo y móvil. Reasigna al equipo si un agente no responde. Cierra oportunidades inactivas con motivo.
Buenas prácticas de notas
Escribe notas breves y útiles. Registra objeciones, fechas, acuerdos y próximos pasos. Usa etiquetas dentro de la nota para búsquedas rápidas.
Higiene continua de la base
Revisa duplicados cada mes. Unifica contactos repetidos. Corrige campos vacíos en lote. Archiva oportunidades perdidas con motivo y competencia.
Ajustes para perfiles distintos
Para agentes individuales, usa menos campos y más plantillas. Para microinmobiliarias, agrega permisos y reportes por equipo. Para desarrollos, crea vistas por torre o etapa del proyecto.
Integración con anuncios pagados
Conecta Facebook Lead Ads y Google Ads. Mide costo por lead y por cita. Crea audiencias de remarketing con etiquetas del CRM. Envía correos automáticos con propiedades similares.
Documentos y firmas
Adjunta contratos y anexos al registro del cliente. Usa firma electrónica cuando aplique. Guarda versiones con fecha. Protege acceso con roles.
Errores comunes y cómo evitarlos
- Pipeline con demasiadas etapas: reduce a lo esencial.
- Campos sin control: usa listas y validación.
- Automatizaciones complejas: empieza simple.
- Falta de dueños de leads: asigna al recibir.
- Reportes sin acción: conecta cada dato con una tarea.
Guía rápida de adopción para el equipo
Explica el “por qué” antes del “cómo”. Muestra beneficios personales: menos retrabajo, más cierres. Acompaña la primera semana. Responde dudas en tiempo real.
Plantillas clave listas para usar
- Correo de bienvenida con ficha y WhatsApp.
- Recordatorio de visita con mapa.
- Seguimiento post visita con video y oferta.
- Mensaje de alternativa con propiedades similares.
Guárdalas en el CRM con variables de nombre y zona.
Ruta de mejora 30/60/90
Día 30: estabiliza capturas y SLAs. Día 60: afina automatizaciones y reportes. Día 90: prueba scoring de leads y campañas por segmento. Documenta aprendizajes y actualiza el playbook.
*Un SLA es un Service Level Agreement o Acuerdo de Nivel de Servicio. Define qué tan rápido y con qué calidad debe responder tu empresa a una solicitud (un lead, un mensaje, una cita), y cómo se medirá ese cumplimiento.
Para qué sirve
- Alinear expectativas entre dirección y equipo (o con clientes).
- Estandarizar tiempos de respuesta y pasos clave del proceso.
- Medir y mejorar la experiencia del cliente y la conversión.
Elementos clave de un SLA
- Métrica: qué mides (tiempo de primera respuesta, confirmación de cita, cierre de ticket).
- Objetivo: umbral de cumplimiento (ej. “≤15 min”).
- Alcance/horario: cuándo aplica (ej. lun–vie, 9:00–19:00).
- Responsable: quién debe cumplir (ej. asesor asignado).
- Procedimiento: qué pasa si no se cumple (alerta, reasignación).
- Seguimiento: dónde se registra (CRM, tablero).
Ejemplos para inmobiliarias
- Leads web: primera respuesta ≤15 minutos en horario laboral.
- WhatsApp/DM: acuse ≤10 minutos y respuesta completa ≤30 minutos.
- Cita: confirmación con mapa ≤2 horas después de solicitarla.
- Post-visita: envío de ficha y video ≤24 horas.
Cómo medir en el CRM
- Tiempo medio de primera respuesta (TMPR).
- % de leads con respuesta ≤ objetivo.
- Fugas: leads sin contacto en 24 h.
- Fórmula rápida de cumplimiento:
Cumplimiento SLA (%) = (interacciones dentro del objetivo / interacciones totales) × 100
Plantilla breve de SLA
- Evento: nuevo lead de Facebook.
- Objetivo: respuesta inicial ≤15 min.
- Horario: lun–vie 9:00–19:00.
- Responsable: asesor dueño del lead.
- Procedimiento: si no hay respuesta en 15 min → crear tarea + alerta al supervisor; en 60 min → reasignar.
- Registro: campo “SLA” y tiempo de respuesta en el CRM, reporte semanal.
Con un SLA claro, tu equipo responde más rápido, pierde menos oportunidades y mejora la tasa de citas y cierres.
