Organización de archivos inmobiliarios: estructura de carpetas efectiva en Drive

Por qué ordenar tu Drive importa
El orden acelera tu venta. Un sistema claro reduce errores y tiempos muertos. Tu equipo encuentra lo que necesita en segundos. Tus clientes perciben profesionalismo.

Principios para una estructura ganadora
Usa reglas simples y constantes. Nombra, clasifica y comparte con el mismo criterio siempre. Separa operación, marketing, finanzas y archivo. Limita accesos por rol. Documenta el proceso en un manual corto.

Estructura base recomendada
Crea una carpeta raíz llamada “Inmobiliaria_[Nombre]”. Dentro, usa prefijos numéricos para orden alfabético:

• 00_Admin (manuales, políticas, logos)
• 10_Propiedades_Activas
• 20_Prospectos
• 30_Clientes
• 40_Marketing
• 50_Legal_Contratos
• 60_Finanzas
• 70_Recursos_Plantillas
• 90_Archivo

Carpeta 10_Propiedades_Activas
Crea una subcarpeta por inmueble. Usa un nombre estándar: CIUDAD-COLONIA-TIPO-PRECIO-ESTATUS. Ejemplo: MTY-SPGG-DEPTO-3.9M-VENTA. Dentro coloca:

• 01_Medios (Fotos_RAW, Fotos_Editadas, Video, Planos)
• 02_Ficha_Técnica (PDF, editable)
• 03_Documentos (Escrituras, Identificaciones, Comprobantes)
• 04_Marketing (Anuncios_FB, Reels, Flyers, Copy)
• 05_Visitas (Agenda, Formatos, Feedback)
• 06_Ofertas (Propuestas, Contraofertas)

Carpeta 20_Prospectos
Agrupa por origen del lead: FB_Ads, Instagram, Portal, Referido. Guarda fichas y pruebas de contacto. Añade subcarpetas por mes: 2025-09, 2025-10.

Carpeta 30_Clientes
Crea una carpeta por cliente con este patrón: APELLIDO_NOMBRE-CIUDAD. Dentro usa:

• 01_Identificación
• 02_Comprobantes
• 03_Poderes_Aval
• 04_Contratos
• 05_Cierre (Pagos, Entrega, Actas)

Carpeta 40_Marketing
Separa por canal. Estandariza nombres:

• 01_Social (FB, IG, X, TikTok)
• 02_Pauta (Creativos, Copys, Segmentación)
• 03_Blog (Borradores, Publicados, Imágenes)
• 04_Email (Plantillas, Secuencias)
• 05_Branding (Logos, Paleta, Tipografías)

Carpeta 50_Legal_Contratos
Centraliza modelos validados. Protege edición con permisos de solo lectura. Crea subcarpetas por tipo: Compra, Renta, Exclusiva, Aviso de Privacidad.

Carpeta 60_Finanzas
Separa por año y mes: 2025/09. Guarda facturas, estados y recibos. Agrega un registro maestro en Sheets: Ingresos_Gastos_2025.

Carpeta 70_Recursos_Plantillas
Aquí vive tu productividad. Incluye checklists, guiones y formatos:

• Checklist Captación
• Guion Video Recorrido
• Formato Ficha Técnica
• Respuestas Rápidas para WhatsApp
• Plantillas de Email

Carpeta 90_Archivo
Mueve aquí propiedades cerradas o perdidas. Aplica un nombre con fecha de cierre: MTY-SPGG-DEPTO-3.9M-VENDIDO-2025-08. Mantén solo la versión final de cada documento.

Convención de nombres que sí funciona
Aplica este orden: Ubicación → Tipo → Dato clave → Estatus → Fecha. Usa mayúsculas y guiones. Evita espacios dobles. Ejemplos:

• CDMX-POLANCO-CASA-12.5M-RENTA-2025-09
• QRO-CENTRO-LOFT-1R-VENTA-2025-07
  La consistencia evita pérdidas y confusiones.

Control de versiones simple
Añade sufijos: _v01, _v02, _v03_firmado. No uses “final_final”. Mantén cambios en “Historial de versiones” de Drive. Deja comentarios con motivos del cambio.

Permisos y seguridad
Asigna accesos por equipo: Comercial, Marketing, Legal, Dirección. Los agentes ven Propiedades_Activas y Marketing. Legal gestiona 50_Legal_Contratos. Finanzas controla 60_Finanzas. Activa verificación en dos pasos. Evita compartir por enlace público.

Unidades compartidas vs Mi unidad
Usa Unidades compartidas para equipos. Los archivos pertenecen a la empresa. Esto protege continuidad si alguien sale del equipo.

Flujo de trabajo con plantillas

1. Captas propiedad.
2. Duplicas carpeta “Plantilla_Propiedad”.
3. Renombras con la convención.
4. Llenas ficha y subes documentos.
5. Creas medios y copys en 04_Marketing.
6. Abres carpeta de cliente si aplica.
   El flujo repite pasos claros y reduce fallas.

Checklists que aceleran
Incluye un archivo “_LEER_PRIMERO_Checklist” en cada carpeta de propiedad. El agente marca tareas y avanza sin dudas: fotos, ficha, contrato, anuncios, visitas, oferta, cierre.

Automatización básica en Google

• Apps Script: crea carpetas y subcarpetas con un botón.
• Formularios: generan un registro en Sheets y disparan la creación de la carpeta.
• Plantillas: abren archivos listos con campos editables.
  Automatizar ahorra tiempo y estandariza.

Integración con CRM
Pega el enlace de la carpeta en el perfil del lead. El equipo accede a fotos, ficha y contrato sin buscar. Actualiza el estatus del lead cuando mueves la carpeta a 90_Archivo.

Gestión de fotos y video
Separa Fotos_RAW, Fotos_Editadas, Video_Corto, Recorrido_Largo. Nombra con fecha y ángulo: 2025-09_SALA_1, 2025-09_FACHADA. Esto facilita publicar y rehacer anuncios.

Buenas prácticas de colaboración
Comenta dentro del archivo. Asigna tareas con “@”. Evita cadenas de correo eternas. Usa versiones sugeridas en Docs y Sheets.

Política de retención
Define plazos: Activas por operación en curso. Archivo por 5 años. Papelera a los 180 días. Documenta el criterio para borrar duplicados y material obsoleto.

Backups y contingencias
Programa una copia semanal en otra cuenta corporativa. Exporta contratos firmados en PDF a una unidad segura. Registra accesos de emergencia para Dirección.

Errores comunes y soluciones

• Mezclar archivos de clientes y propiedades: solución separa por carpeta y usa enlaces cruzados.
• Nombres largos sin patrón: solución aplica la convención.
• Permisos abiertos: solución comparte por grupos y revisa cada trimestre.
• Plantillas dispersas: solución centraliza en 70_Recursos_Plantillas.

Guía rápida de implementación en siete días
Día 1: crea la estructura base.
Día 2: define la convención de nombres.
Día 3: migra propiedades activas.
Día 4: centraliza plantillas.
Día 5: ajusta permisos.
Día 6: capacita al equipo con un video corto.
Día 7: revisa y corrige.

Indicadores que confirman el avance
Tiempo de búsqueda por archivo. Número de versiones por contrato. Porcentaje de carpetas con convención correcta. Incidentes de permisos. Tasa de respuesta a clientes por material listo.

Plantillas de nombres listas para copiar

• Propiedad: CIUDAD-COLONIA-TIPO-PRECIO-ESTATUS-FECHA
• Cliente: APELLIDO_NOMBRE-CIUDAD-TIPO
• Contrato: CONTRATO-TIPO-PROPIEDAD-CLIENTE_v01
• Creativo: CANAL-PIEZA-PROPIEDAD-FECHA_v01

Checklist básico por propiedad

• Subo documentos legales.
• Lleno ficha técnica.
• Cargo fotos editadas.
• Creo copys y formatos.
• Programo visitas.
• Registro ofertas y contrapropuestas.
  El checklist guía al nuevo agente y ordena la venta.

Códigos y colores para identificar
Usa emojis o colores en nombres de carpetas: 🟢 Activa, 🟡 En negociación, 🔴 Vendida. Aplica solo en subcarpetas operativas. La señal visual acelera decisiones.

Revisión trimestral
Agenda una auditoría interna. Mide orden, permisos y tiempos. Actualiza el manual y las plantillas. Ajusta la estructura si crece el inventario.